O dia em que a minha lista de tarefas me deitou abaixo não foi dramático. Não houve voo perdido, nem chefe furioso, nem grande desastre. Foi uma terça-feira, 9h17, eu a olhar para um cursor a piscar e para uma lista longa o suficiente para eu ter de fazer scroll três vezes no telemóvel. O meu café arrefeceu enquanto eu saltava de “responder a e-mails de clientes” para “comprar papel higiénico” para “aprender sobre alterações de SEO???” sem pegar em nenhuma delas.
Não me senti produtivo. Senti-me perseguido.
A certa altura percebi: o problema não era o trabalho. O problema era a forma como eu o estava a recolher.
E a solução acabou por ser uma regra pequena.
O limite simples que muda tudo
Eis a regra: não mais do que três tarefas reais por dia.
Não três rabiscos. Não três intenções vagas. Três coisas concretas, que se conseguem terminar, e que fazem mesmo avançar a tua vida ou o teu trabalho. Tudo o resto vai para uma lista de “parque de estacionamento” para mais tarde.
É só isto. Um limite. Uma fronteira entre “ocupado e a afundar” e “ocupado mas calmo o suficiente para respirar”.
Parece quase simples demais.
E, no entanto, a primeira vez que tentas escolher apenas três, percebes de repente porque é que a tua lista antiga parecia areia movediça.
Imagina isto.
A tua lista actual tem 27 itens. Alguns demoram cinco minutos. Outros demoram três horas. Metade deles são “pesquisar” ou “ver” ou “talvez começar”. Às 16h, riscaste sete pequeninos, adiastes cinco e amaldiçoaste mentalmente três. O resto fica ali, a acusar-te em silêncio.
Agora imagina outro dia. A mesma vida. A mesma carga de trabalho. Só que escolheste três cabeças de cartaz: “Terminar proposta para o cliente”, “Telefonar ao seguro”, “Rascunhar publicações sociais para quinta-feira”. Esse é o teu núcleo obrigatório.
As outras 24 coisas? Vivem numa lista de captura separada, segura e visível. Mas o teu cérebro não está a mastigá-las a cada segundo. Ele sabe do que é que hoje trata, de facto.
O cérebro humano não adora escolhas intermináveis. Adora fechamento.
Quando a tua lista não tem tecto, a tua mente trata tudo como igualmente urgente. A roupa para lavar grita tão alto como os formulários de impostos. “Marcar dentista” berra com o mesmo tamanho de letra que “falar com o gestor sobre aumento”. A tua atenção parte-se em confettis.
Impor um limite rígido às tarefas diárias cria uma prioridade incorporada. És obrigado a decidir o que realmente importa agora. Essa decisão é desconfortável durante uns 30 segundos. Depois acontece algo mágico.
O teu cérebro relaxa.
Porque, de repente, o dia tem margens.
Como usar a “regra dos 3” sem te enganares a ti próprio
Eis como a regra funciona na prática.
Passo um: despejo mental. Mete tudo numa lista desarrumada, desde “responder à mensagem da Marta” até “pesquisar um portátil novo” e “lavar o cão”. Sem ordem, sem julgamento. Só tira isso da tua cabeça e põe em algo que não se esquece.
Passo dois: circula os três de hoje. Não os três mais fáceis. Não os três que menos te assustam. Os três que, se estiverem feitos, te fariam sentir que o dia valeu a pena.
Passo três: tudo o resto fica marcado como “mais tarde” ou recebe uma data futura específica. Esse “parque de estacionamento” é real, não é um caixote do lixo. Não estás a ignorar. Estás a sequenciar.
A maioria das pessoas tropeça nesta regra no mesmo sítio: em segredo, tratam-na como uma sugestão e depois sobrecarregam-se na mesma.
Escrevem três tarefas “principais”… e acrescentam discretamente sete “pequenas” por baixo, como se o papel não desse por isso. Depois sentem culpa quando as “pequenas” engolem o dia inteiro.
Sê gentil com a tua realidade. Se tens reuniões das 9 às 16, as tuas três tarefas têm de ser pequenas o suficiente para caberem entre elas. Se ficas exausto depois das rotinas de deitar das crianças, a tua tarefa da noite pode ser “dobrar uma máquina de roupa”, não “reorganizar a casa toda”.
Sejamos honestos: ninguém faz isto todos os dias, religiosamente.
A vida descarrila. Tudo bem. A regra dos 3 é uma bússola, não uma algema.
Às vezes, a coisa mais corajosa que podes fazer é admitir que hoje não cabe tudo aquilo que gostavas que coubesse.
Limite diário: 3 tarefas centrais
Escolhe três acções concretas, termináveis, que realmente importam para hoje, não para “um dia destes”.Uma lista, duas zonas
Mantém uma lista, mas divide-a visualmente: “Os 3 de hoje” no topo, “Parque de estacionamento” em baixo. Zonas diferentes, peso mental diferente.Tarefas pequenas mantêm-se pequenas
Se uma tarefa demora menos de 2 minutos, faz logo ou agrupa-a para um bloco específico, em vez de a deixares entupir a tua lista principal.Estimativas de tempo honestas
Faz uma estimativa aproximada de quanto tempo cada uma das três tarefas vai demorar. Se já estás acima do tempo disponível, corta uma.Feito é feito
Quando as três estiverem concluídas, tudo o resto é bónus, não um fracasso por não teres “feito mais”. Deixa o teu cérebro sentir essa vitória limpa.
O que muda quando a tua lista finalmente tem limites
Algo subtil muda quando começas a viver com apenas três tarefas obrigatórias por dia.
As tuas noites sentem-se diferentes. Não ficas a olhar para o telemóvel, a percorrer uma lista a meio e a estremecer mentalmente com todo o trabalho por acabar. Podes dizer: “Fiz o que hoje pedia,” e acreditar mesmo nisso.
A parte engraçada é que muitas vezes acabas por fazer mais. Quando a pressão baixa, a energia volta. Podes despachar mais uns e-mails ou arrumar uma gaveta só porque te sentes mais leve. Mas isso são bónus, não chantagem emocional disfarçada de produtividade.
Há uma satisfação silenciosa em fechar o portátil sabendo que o dia teve uma forma clara.
| Ponto-chave | Detalhe | Valor para o leitor |
|---|---|---|
| Regra das 3 tarefas | Limitar cada dia a três tarefas centrais e concretas que definem o sucesso | Reduz a sobrecarga e dá ao dia limites claros |
| Lista “parque de estacionamento” | Guardar todas as outras tarefas numa lista separada e segura para agendar mais tarde | Protege o espaço mental sem perder o rasto às responsabilidades |
| Planeamento assente na realidade | Ajustar as tarefas ao tempo e energia reais, não a horários de fantasia | Cria confiança no teu sistema e reduz a culpa diária |
FAQ:
- Pergunta 1
E se eu tiver mais de três coisas urgentes no mesmo dia?Resposta 1
Então não tens um problema de lista de tarefas, tens um problema de capacidade. Renegocia prazos, pede ajuda ou elimina o que não é verdadeiramente crítico. Quando tudo é “urgente”, nada é.Pergunta 2
Posso usar esta regra numa app digital como o Notion ou o Todoist?Resposta 2
Sim. Cria uma secção “Hoje – Top 3” no topo e um “Backlog” ou “Parque de estacionamento” em baixo. Arrasta tarefas para cima apenas quando passarem a ser uma das tuas três. A separação visual importa.Pergunta 3
E as tarefas de rotina, como cozinhar ou levar as crianças à escola?Resposta 3
Essas ficam no teu calendário, não na tua lista de top 3. A tua lista é para o trabalho que faz avançar projectos, resolve problemas ou muda alguma coisa. Rotinas repetidas merecem espaço, mas não drama mental.Pergunta 4
Como escolho as minhas três quando tudo parece igualmente importante?Resposta 4
Pergunta: “Se eu só pudesse fazer uma coisa hoje, qual escolheria?” Começa por aí. Depois pergunta quais as duas tarefas restantes que trariam mais alívio ou progresso se estivessem concluídas.Pergunta 5
E se eu terminar as minhas três tarefas ao meio-dia?Resposta 5
Celebra por um segundo. Depois puxa um ou dois itens do teu parque de estacionamento e promove-os a “tarefas bónus”. Já ganhaste o dia. Tudo o resto é crédito extra, não uma nova obrigação.
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